George Bernard Shaw escreveu: “O maior problema com a comunicação é a ilusão de que ela ocorreu”.
A comunicação é um dos fatores críticos para o sucesso. É comum ouvir que um Gerente de Projetos usa 90% do tempo no projeto se comunicando. Não sei se isso é dado estatístico, mas esta informação consta em um dos livros mais conhecidos por quem estuda Gestão de Projetos.
Para que a comunicação seja efetiva, principalmente dentro de um contexto específico como o de um projeto, é necessário que haja a definição de um vocabulário comum.
Os próprios frameworks de mercado, como o ITIL e o PMBOK trazem como ganho, em nível mais amplo, essa ideia de um vocabulário comum. Por exemplo, quando uma empresa coloca uma RFI para terceirização de serviços no mercado, ao mencionar conceitos como incidente, problemas, escopo, gerenciamento de mudança, etc. já há um enorme ganho para ambos os lados da negociação simplesmente pelo fato de se estar usando conceitos que são definidos e alinhados pelo mercado. Ou, para ser mais preciso, conceitos que acabem sendo convencionados no mercado.
Em gestão de projetos é a mesma coisa. Só para se ter uma ideia, eu já presenciei situações de (quase) conflito cuja causa era o fato de que o termo “especificação funcional” tinha significados diferentes para os colaboradores de empresas diferentes (clientes e fornecedores).
Além da terminologia específica do projeto, existe ainda a terminologia do negócio, outra do domínio de conhecimento ou metodologia de desenvolvimento (TI, engenharia, etc.).
Portanto, uma das coisas que deveria fazer parte de um planejamento de um projeto é a criação e manutenção de um glossário de projeto, que descreva de maneira clara e concisa os principais conceitos sobre os quais a equipe de projeto estará tratando. Esse glossário, em alguns casos, pode conter referências a documentos, modelos, normas, procedimentos ou especificações que definem em detalhes a estrutura e o conteúdo do termo sendo apresentado.
E, claro, toda pessoa que é integrada à equipe de projetos deverá ser colocada a par desse glossário. Na verdade, uma das ações da integração ao projeto deve ser fazer com que a pessoa conheça esse glossário.
Parece burocrático?! Uma sugestão: da próxima vez que você presenciar um conflito ou discussão mais acalorada no meio da pressão do dia-a-dia de um projeto, procure avaliar sobre o que os dois (ou mais) lados estão discutindo. Observe e veja se não é uma situação em que os lados parecem não estar falando da mesma coisa. Se você se deparar com tal situação, imagine se eles estivessem “na mesma página” em termos de conceitos, haveria a tal discussão?
Marcel Fleming 