Marcel Fleming

Já virou clichê. Tudo que acontece de errado ou de ‘quase-errado’ em projeto, vem logo alguém dizendo: ‘foi um problema de comunicação’.

Quantas vezes já ouvimos dizer que o maior problema em projetos é de comunicação? Quantos artigos em revistas, sites, posts em blogs falam sobre o tema.

Dizem que há uma estatística de que um GP passa mais de 90% do seu tempo se comunicando. Pode ser verdade, não sei. Se alguém souber a fonte dessa estatística, me manda.

Mas eu quero fazer uma provocação. Será mesmo que o maior problema em projetos é de comunicação?

Vou me arriscar a dizer que a maior parte dos problemas em projetos tem a ver com o Planejamento. Ou, com a falta de planejamento.

Vamos exercitar algumas situações que são normalmente classificadas como ‘problema de comunicação’.

• Uma parte da equipe de um projeto não sabe que deveria realizar uma tarefa até a data “X”.
• Uma especificação técnica que é input para uma tarefa de desenvolvimento é entregue pelo meio ou da forma não esperada por quem a recebe.
• Um fornecedor externo ao projeto não é avisado de uma alteração importante de uma data.
• Um email em que se cogita uma mudança de escopo com impactos significativos no projeto é enviado erroneamente para um stakeholder importante sem nenhuma preparação.
• O GP não é informado de que um membro importante da equipe de desenvolvimento deverá se ausentar durante 1 semana para um treinamento interno imprescindível para a área.

Poderia enumerar inúmeras outras situações em que, após contornadas as consequências dessas ocorrências, a conclusão de todos é que houve um “erro de comunicação” e a vida continua.

Mas, se analisarmos a situação, buscando entender o encadeamento causa-efeito, e tendo como guia as práticas mencionadas no PMBOK ®,  veremos que de fato esses problemas começam na falta de planejamento.

Primeiro, o PMBOK ® prevê a criação de um Plano de Comunicações.  Tão simples quanto relegado na vida prática, o Plano de Comunicações é o que deve ditar como, quando, por quem, de que forma a comunicação deve fluir pela equipe do projeto ao longo do tempo. Associado à definição de uma estrutura da equipe, com a clara indicação de papéis e responsabilidades, e sendo devidamente executado, o Plano de Comunicações minimiza a ocorrência dos tais erros de comunicação. Ou seja, no primeiro nível da cadeia ‘causa-efeito’, percorrida de trás para a frente, aparecerá um erro de planejamento (no caso, das Comunicações).

Mas se continuarmos a explorar a relação causa-efeito, veremos mais algumas falhas de planejamento, desta vez em outras áreas. Por exemplo, alguém poderá perguntar: o Plano de Comunicações existe, mas não está sendo devidamente seguido…

Bem, novamente, o PMBOK ® nos dá a resposta. Não nos esqueçamos que o PMBOK ® tem muito a ver com o velho e bom conceito do PDCA, aplicado aos processos do projeto. Assim sendo, deve existir um Plano de Qualidade do projeto, que deveria avaliar a correta aplicação das práticas de gerenciamento e fazer as devidas correções. Se o Planejamento da Qualidade também foi relegado a segundo plano (e frequentemente o é), o que ocorre é que o projeto continua indo ladeira abaixo, sem a devida avaliação da própria gestão em si…ou seja, também é falha de Planejamento.

Por fim, o evento em si, a incidência que originou a falha de comunicação, pode ser, ela própria, uma falha de planejamento.

Por exemplo, em muitos projetos envolvendo cliente e fornecedor, com tarefas de parte a parte, é extremamente comum haver situações em que as partes não trabalham conjuntamente no detalhamento do escopo. O fornecedor, por exemplo, vai depender de atividades que devem ser realizadas pelo cliente, mas não deixa explícita e detalhada para este o que, como e quando deve ser entregue. Mais uma vez, falha de Planejamento.

Portanto, da próxima vez que você ouvir num projeto: “Ah… houve uma falha de comunicação”… pare e pense, analise a situação a fundo… eu vou arriscar a dizer que na maioria das vezes, ao aplicar o raciocínio ‘causa-efeito’, você concluirá que, lá atrás, houve um erro de planejamento…

e aí, não deixe esse conhecimento cair no esquecimento: registre e compartilhe a Lição Aprendida…

 

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PMBOK é marca registrada do PMI-Project Management Institute.