Um projeto é uma empreitada cujo resultado é, normalmente, a implantação de algum novo produto, serviço ou operação. Ou seja, naturalmente um projeto introduz uma sequência de mudanças no ambiente em que está inserido.
O PMBoK (c), assim como outros modelos ou frameworks, tratam do assunto de Gestão de Mudanças nos Projetos como um dos pontos mais críticos para uma boa gestão do projeto.
Em linhas gerais, a Gestão de Mudanças em Projetos sugere que uma Solicitação de Mudança seja sempre registrada e avaliada. Seja ela uma mudança no escopo, no prazo, no orçamento, a avaliação visa identificar os possíveis impactos que a mudança solicitada poderá causar nos objetivos ou riscos do projeto.
Por exemplo, num projeto de implantação de um ERP, a solicitação de inclusão de uma planta que não estava prevista no Business Case do projeto aumentará o custo e o prazo em quanto? Que novos riscos a implantação da mudança trará? O Business Case continua valendo com a implantação da mudança?
Com base nessa análise, o patrocinador e/ou as partes interessadas decidirão pela aceitação ou não da mudança. Sendo aceita, o Gerente de Projetos será responsável por replanejar e dar continuidade ao projeto com as mudanças solicitadas, cuidando de atualizar as linhas de base de escopo, prazo e custo, atualizar o plano de risco, dentre outras atividades específicas da gestão do projeto.
Rapidamente, isso é do que trata a gestão de mudanças em projeto.
Entretanto, não é raro vermos uma confusão entre a Gestão de Mudanças em Projetos (esta que mencionamos) e a Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO).
A GMO, apesar da similaridade do nome, não é uma disciplina dentro do âmbito das práticas de gestão de projetos, embora estejam fortemente ligadas. A GMO é uma área à parte, mas sempre muito aplicada em conjunto com as práticas de gestão de projetos.
Suponha que você esteja em meio a um projeto de mudança de parte da estrutura da sua empresa de uma cidade para outra, bem distante da primeira. Inicialmente, a empresa decide mudar somente as áreas administrativas, deixando algumas áreas operacionais na cidade atual. Esta mudança será tratada como um Projeto. Ou seja, a realização da mudança da sede será conduzida por um gerente de projetos, terá um Project Charter, terá um Escopo, um orçamento etc…
Só que, imagine o impacto de uma mudança desse tipo sobre a equipe da empresa?! Por mais que a empresa ofereça um pacote de mudanças para os colaboradores cujas áreas mudarão, é impossível que todas as pessoas aceitem esse pacote. Existirão aspectos pessoais que farão com que as pessoas não desejem sair de sua cidade.
E, enquanto a mudança estiver ocorrendo, essas mesmas pessoas continuarão tendo que produzir e manter a empresas funcionando, sem saber se dali a um tempo terão um emprego, ou se estarão morando em outra cidade tendo que se adaptar a uma nova vida, etc…
Como tratar isso? Como gerenciar a comunicação para a organização? Como criar um pacote de benefícios que incentive as pesssoas a mudarem? Como vender os benefícios das mudanças para convencer os funcionários?
Essas e outras perguntas são respondidas por um conjunto de tarefas e ações que são parte do que normalmente chamamos de Gestão de Mudanças Organizacionais. Essas ações serão uma parte do Escopo do Projeto.
Por exemplo, realizar um planejamento de como comunicar as mudanças; fazer uma pesquisa do custo de vida na nova cidade, para montar uma estratégia de convencimento; fazer um levantamento do perfil demográfico dos funcionários para estimar o possível custo dos pacotes, em função dos momentos de vida e condições dos funcionários; agrupar e comunicar um conjunto de informações sobre a nova cidade que facilite a mudança para as pessoas; prover algum tipo de assistência psicológica para as pessoas das famílias – são diversos exemplos de ações de Gestão de Mudanças Organizacionais, que não são ações das disciplinas de Gerenciamento de Projetos.
A GMO, como disciplina, tem sido utilizada com alguma frequência em projetos de implantação de ERP – de fato, consultorias e empresas mais experientes no assunto incluem em seus templates de WBS (EAP), elementos associados à Gestão de Mudanças Organizacionais – que são, normalmente, um conjunto de ações de levantamento e identificação das mudanças, treinamento, sensibilização e comunicação.
Em outras palavras, assim como a configuração do novo sistema é um item da EAP, a Gestão de Mudanças Organizacionais também o será.
E, finalmente: considerando-se um ambiente em que o papel do GP seja próximo daquilo que o PMBoK (C) espera, podemos dizer, grosso modo, que a Gestão de Mudanças no Projeto (mudanças de escopo, prazo etc…) é responsabilidade do GP. Já a Gestão de Mudanças Organizacionais será um item de responsabilidade de um dos membros ou stakeholders do projeto.
Dependendo da complexidade da mudança que o projeto traz para a organização, haverá um ou mais especialistas em GMO como parte da equipe do projeto ou até mesmo uma empresa contratada como consultoria de GMO dentre os fornecedores do projeto.
Nesses casos, o papel do Gerente de Projeto continua sendo o mesmo de sempre, com a diferença que ele tem uma “frente” de projeto a mais para cuidar – a frente de GMO.
As metodologias mais frequentemente citadas de GMO são:
- PROSCI
- PCI – People Centered Implementation
- Modelo de influências da McKinsey
No Brasil, o HUCMI (Human Change Management Institute) publica o HCMBoK (Human Change Management Body of Knowledge).
Além disso, uma metodologia não muito citada mas com a qual tive um contato e me parece muito prática pode ser encontrada no livro “Gestão de Mudanças Aplicada a Projetos” (Edson Carli, Editora Brasport).
Para se aprofundar mais no assunto GMO. Abaixo compartilho alguns links sobre o assunto.
https://www.linkedin.com/in/edsoncarli/?originalSubdomain=br
Marcel Fleming 